Sistem Point of Sale (POS) telah menjadi andalan bagi banyak bisnis modern, baik skala kecil maupun besar. Di Indonesia sendiri, jumlah terminal POS yang tersedia mulai mengalami percepatan sejak tahun 2019, dengan pertumbuhan sebanyak 700.000 terminal dalam dua tahun.
Sistem POS dapat digunakan pada bisnis apapun. Biasanya, sistem ini diintegrasikan pada bisnis restoran, perhotelan, bioskop, toko retail, supermarket, minimarket, kafe, apotek, dan masih banyak lagi. Dengan keterlibatannya dalam aktivitas sehari-hari, pemahaman tentang sistem POS kian penting.
Artikel ini akan membahas pengertian sistem POS, mengapa penting untuk diterapkan dalam operasi bisnis, bagaimana sistem ini bekerja, serta berbagai manfaat yang dapat diperoleh dari penggunaannya. Penasaran? Yuk merapat!
Apa itu Sistem POS?
Sebuah sistem POS atau Point Of Sale adalah kombinasi dari hardware, software dan payment services yang digunakan bisnis untuk melakukan penjualan. Seperti namanya, sistem ini ada diterapkan di toko fisik maupun online. Namun, bisnis yang hanya beroperasi secara online tidak memerlukan hardware untuk melengkapi sistem POS ini.
Sebuah sistem POS mencatat pembelian pelanggan, menerima pembayaran, dan memberikan struk, baik dengan mencetaknya atau mengirimkannya secara elektronik melalui pesan teks atau e-mail. Banyak dari sistem POS mampu untuk menghasilkan laporan, membantu mengelola inventaris, serta melacak jam kerja karyawan.
Sebagai contoh, toko ritel yang menjual produk individual, seperti peralatan rumah tangga, elektronik, dan pakaian seringkali memiliki POS. Sistem ini juga semakin interaktif dan meluas hingga industri perhotelan. Sistem ini memungkinkan pelanggan untuk melakukan pemesanan sekaligus reservasi, serta membayar tagihan secara elektronik.
Kenapa Sistem POS Penting?
Sistem POS sangat penting bagi banyak bisnis. Hal ini dikarenakan banyak transaksi yang dilakukan oleh konsumen modern merupakan pembelian impulsif yang dilakukan secara instan. Oleh karena itu, bisnis perlu memiliki sistem POS yang memungkinkan konsumen banyak pilihan metode pembayaran dan pembayaran ini harus diproses secepat mungkin.
Sistem ini juga seringkali dilengkapi dengan fitur analisis penjualan yang membantu pemilik bisnis memahami tren penjualan, preferensi pelanggan, dan kinerja produk. Informasi ini dapat digunakan untuk membuat keputusan yang lebih baik terkait strategi pemasaran, promosi, dan manajemen produk.
Secara keseluruhan, sistem POS membantu bisnis untuk meningkatkan efisiensi, meningkatkan pengalaman pelanggan, dan mengoptimalkan kinerja operasionalnya. Selain itu, sistem ini memainkan peran penting dalam menjalankan bisnis ritel modern dengan efisien, akurat, dan menguntungkan.
Cara Kerja Sistem POS
Cara kerja sistem POS menggunakan kombinasi hardware bersama software untuk secara otomatis menyinkronkan sekaligus melacak semua penjualan, inventaris, pembayaran, dan lainnya, baik menjual secara langsung, online, atau keduanya.
Komponen hardware pada sistem POS yang umum meliputi kasir, terminal POS seperti monitor, iPad, atau tablet Android. Hardware lainnya yaitu barcode scanner, credit card reader, cash drawer, dan receipt printer.
Sementara itu, software POS yang mengatur semua transaksi dalam satu tempat, Cara kerjanya tergantung pada sistem POS yang dipilih. Software dapat mencakup fitur-fitur seperti payment processing, data entry, manajemen inventaris, dan sales reporting.
Secara bersama-sama, software dan hardware membentuk tools kuat, yang memungkinkan bisnis kamu melakukan operasi harian dengan lebih efisien. Selain itu, sistem ini mampu menghemat waktu, memberikan wawasan tentang perilaku pelanggan, dan membantu kamu dalam memprediksi tren.
Benefit Menggunakan Sistem POS
Ada banyak benefit yang diberikan oleh sistem ini yang membuatnya sangat populer di kalangan bisnis. Berikut benefit menggunakan sistem POS.
1. Peningkatan Penjualan
Konsumen modern membeli banyak produk berdasarkan keputusan impulsif. Oleh karena itu, transaksi yang cepat dapat terwujud, apabila menggunakan sistem POS secara efektif. Dengan begitu, sistem ini berpeluang meningkatkan penjualan.
Itulah sebabnya memiliki sistem POS yang baik dapat menjadi poin penjualan unik bagi bank komersial. Perusahaan dapat memulai hubungan perbankan hanya untuk memanfaatkan sistem POS. Hubungan ini kemudian dapat dengan cepat diperluas ke area lain.
2. Manajemen Arus Kas yang Lebih Baik
Sistem ini memungkinkan manajemen arus kas yang lebih baik bagi bisnis. Hal ini dikarenakan transaksi terjadi secara real time. Dalam beberapa kasus, pembayaran bisa sangat lama, bahkan, diterima setelah beberapa hari.
Selain itu, karena pembayaran dilakukan secara elektronik, lebih mudah untuk dicatat dan dikomparasikan. Sebagian besar proses rekonsiliasi dapat diotomatisasi dan ini dapat secara drastis menurunkan biaya bagi perusahaan.
3. Peluang Pencurian yang Lebih Rendah
Ada banyak bisnis ritel yang rentan terhadap pencurian. Sangat mudah bagi aksi kejahatan dengan senjata menargetkan toko-toko ritel. Sistem POS yang baik akan mengurangi kebutuhan untuk memiliki uang tunai di toko.
Karena uang ditransmisikan secara elektronik, pencuri tidak memiliki insentif untuk melakukan aksinya. Banyak bisnis telah mengamati bahwa biaya terkait keamanan juga turun secara signifikan karena sistem POS yang efektif.
4. Kenyamanan Pelanggan
Sistem ini juga sangat penting secara strategis bagi bisnis karena menawarkan kenyamanan pelanggan. Dengan begitu, pelanggan sering kali menghabiskan lebih banyak uang. Pendapatan dan profitabilitas bisnis yang terjadi secara langsung, juga merupakan dampak dari fitur-fitur yang ditawarkan oleh sistem POS.
Hal yang Perlu Diperhatikan sebelum Menggunakan Sistem POS
Sumber: Pexels
Setelah mengidentifikasi kebutuhan bisnis kamu, saatnya untuk mulai menjelajahi solusi POS mana yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Berikut terdapat beberapa hal yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih sistem POS.
Kemudahan Penggunaan
Sistem POS haruslah dirancang dengan berbagai kemudahan sehingga dapat dioperasikan oleh siapapun. Tidak perlu gelar khusus untuk dapat mengatur dan menggunakan sistem POS. Kemudahan sistem POS juga ditujukan agar tidak perlu sering memeriksa manual atau menghubungi dukungan teknis sepanjang waktu.
Hardware
Ukuran dan jenis bisnis menentukan jenis hardware yang kamu butuhkan. Seorang pengecer kecil biasanya membutuhkan tablet, card reader, dan cash box. Namun, jika bisnisnya lebih besar, kamu memerlukan terminal, receipt printers, barcode scanners, atau lainnya.
Software
Sebelum memilih software yang tepat, kamu perlu mendefinisikan fitur, fungsi, dan layanan software seperti apa yang kamu butuhkan untuk mengelola bisnis. Misalnya, kamu memiliki masalah proses transaksi yang lambat, kesulitan mengelola inventaris, atau pelaporan yang tidak akurat. Pilih sistem POS yang memberikan solusi untuk masalah ini.
Integrasi
Mengintegrasikan software merupakan kunci untuk mengoptimalkan operasi bisnis. Sistem POS harus terintegrasi dengan tools dan aplikasi lain. Seperti layanan e-commerce, marketplace, akuntansi, ERP, CRM, dan lainnya. Integrasi sistem memungkinkan aliran kerja yang lebih mulus.
Kepatuhan PCI
Keamanan pembayaran juga penting. Hal ini terutama benar untuk bisnis kecil, karena seringkali menjadi korban cyber attack.
Setiap sistem POS yang kamu pertimbangkan harus mematuhi standar keamanan data yang ditetapkan oleh Payment Card Industry (PCI).
Customer Support
Memiliki akses customer support sangat penting dalam sistem POS. Sistem juga tentu seringkali mengalami masalah, maupun memerlukan bantuan dalam menyiapkan sistem. Carilah solusi sistem POS yang menyediakan dukungan 24 jam. Bentuknya bisa melalui e-mail, live chat, maupun telepon.
Biaya
Biaya sistem POS tentu saja hal krusial yang harus kamu mempertimbangkan. Ini termasuk biaya hardware dan software. Jenis dan jumlah terminal yang dibeli harus sejalan dengan kebutuhan. Pilih sistem POS yang transparan mengenai rincian harga, serta memiliki banyak opsi pembayaran.
Fitur
Sistem POS memiliki banyak fitur. Seperti fitur yang dapat menangani pelacakan inventaris, manajemen pelanggan, pembuatan faktur atau tagihan, pengembalian serta pengembalian dana, hingga penjadwalan karyawan maupun analitika data. Pastikan sistem POS yang kamu pilih memiliki semua fitur yang dibutuhkan bisnis.
Mulai Bisnis Tanpa Keraguan Bersama Startner
Untuk memulai bisnis kamu perlu mengidentifikasi kebutuhan yang kamu perlukan dalam menjalankannya. Agar berjalan lancar, kamu butuh bantuan untuk mengidentifikasi bisnis mulai dari menemukan model bisnis hingga strategi yang tepat.
Oleh karena itu, temukan solusi melalui jasa konsultasi bisnis online dengan Startner! Sebagai konsultan online, Startner akan membantu kamu untuk menemukan hingga membuat model bisnis yang tepat. Kamu akan diberi arahan spesifik dari sosok yang berpengalaman membangun bisnis.
Dengan mengandalkan Startner, kamu bisa menghemat waktu dan tenaga untuk riset serta evaluasi sendiri. Maka, kamu bisa fokus eksekusi dengan guideline yang didapat. Jadi, mulai bisnis tanpa keraguan bersama Startner!
