Enterprise Resource Planning (ERP): Alasan Pentingnya Hingga Benefitnya untuk Bisnis

Dunia digital yang terus berkembang, pengelolaan bisnis yang efisien menjadi semakin penting bagi organisasi dalam menghadapi persaingan yang ketat. Salah satu solusi efektif dalam meningkatkan efisiensi operasional dan pengambilan keputusan strategis yaitu Enterprise Resource Planning (ERP). 

Tidak hanya sekadar software, ERP dapat menggabungkan berbagai fungsi bisnis menjadi satu platform yang terpusat. Dengan demikian, untuk memahami lebih dalam pentingnya ERP bagi bisnis, cara kerja, hingga benefitnya, kamu perlu mempelajarinya disini. Check this out!

Apa itu ERP?

Enterprise Resource Planning (ERP) merujuk pada jenis software yang digunakan organisasi untuk mengelola aktivitas bisnis sehari-hari seperti akuntansi, pengadaan, manajemen proyek, manajemen risiko dan kepatuhan, serta operasi supply chain. 

ERP lengkap mencakup manajemen kinerja perusahaan, software yang membantu merencanakan, menganggarkan, memprediksi, dan melaporkan hasil keuangan sebuah organisasi. Sistem ERP melekat dengan berbagai proses bisnis dan memungkinkan aliran data diantaranya. 

Dengan mengumpulkan data transaksional bersama organisasi dari berbagai sumber, sistem ini menghilangkan duplikasi data dan menyediakan integritas data dengan sumber tunggal yang benar. Saat ini, sistem ERP sangat penting untuk mengelola ribuan bisnis dari segala ukuran dan di semua industri. 

Pentingnya ERP bagi Bisnis

Dalam memulai bisnis, penting untuk menjadi fleksibel dan memiliki keterampilan perencanaan serta organisasi yang baik untuk berhasil. Membangun bisnis tidak hanya dengan memiliki produk hebat, layanan, maupun konsep unik untuk dijual. Tanpa perencanaan yang baik, semua itu tidaklah berjalan dengan baik.

Hal ini tentu dapat dihindari dengan merencanakan semua yang diperlukan. Selain itu, memvisualisasikan semua skenario yang mungkin terjadi, mengurangi risiko, dan membuat rencana bisnis yang terstruktur dengan baik. Apapun jenis bisnisnya, memiliki sistem ERP yang baik akan mendukung kamu dalam merencanakan sumber daya perusahaan dengan baik.

Cara Kerja ERP dalam Bisnis

ERP bekerja dengan mengurangi jumlah sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan bisnis secara optimal namun tetap memastikan profitabilitas dan peningkatan bisnis. Sistem ini berbeda dari aplikasi tunggal karena memungkinkan modul perusahaan lain dari perusahaan kamu untuk bekerja dari satu database.

Sistem ini mengumpulkan data dari bagian-bagian yang berbeda dari bisnis. Ini menempatkan data ke lokasi pusat di mana karyawan yang membutuhkannya dapat mengaksesnya. 

Misalnya, ketika pesanan pengiriman diinisiasi untuk item terakhir dalam stok, modul manajemen inventaris harus mencatat informasi ini dan memberi tahu departemen terkait sehingga inventaris dapat dipulihkan. Tim penjualan juga akan diberi tahu sehingga tidak membuat janji yang tidak dapat dipenuhi.

Benefit Penggunaan ERP dalam Bisnis

Sumber: Pexels

Meskipun konsep di balik sistem ERP sederhana, yaitu menyatukan semua departemen dan informasi dalam satu sistem, namun manfaatnya sangat besar. Dengan demikian, kamu perlu memahami beberapa benefit penggunaan ERP dalam bisnis.

1. Keamanan Data

Data telah menjadi aset berharga bagi bisnis karena sangat krusial untuk membuat keputusan terbaik. ERP dapat membantu melindungi aset tersebut. ERP mengumpulkan data pada satu tempat, bukan tersebar di berbagai sistem. Dengan begitu, perlindungan data dapat ditingkatkan melalui sistem ini.

ERP dapat meningkatkan keamanan data dengan membatasi siapa yang berwenang melihat dan mengedit data. Sebagian besar sistem memiliki izin yang mudah dikendalikan. Sistem ini juga memastikan kamu hanya melihat informasi yang dibutuhkan dan mengurangi peluang aktivitas tidak bertanggung jawab.

2. Data Terpusat

Sebagian besar data dalam ERP dapat ditelusuri kembali. Ini karena semua informasi dari berbagai departemen dalam suatu bisnis disimpan dalam satu tempat. Tanpa sistem ini, data mudah tersebar luas. Hal ini membuat lebih sulit bagi kamu untuk melacak apapun yang dibutuhkan.

ERP menstandarisasi semua data penting. Karena berada dalam satu sistem, semuanya akan dalam format yang sama, sehingga mengurangi masalah saat menjalankan laporan atau analisis. Informasi yang distandarisasi memungkinkan kamu mendapatkan semua wawasan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang lebih terinformasi.

3. Produktivitas yang Meningkat

ERP mendukung produktivitas kerja, karena mendukung otomatisasi tugas-tugas dasar. Hal ini membebaskan para pekerja untuk mengerjakan tugas lain yang lebih penting. 

Sistem ini juga dapat menyelesaikan berbagai tugas lebih cepat dengan membuat proses lebih sederhana. Selain itu, dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari informasi yang dibutuhkan. 

4. Peningkatan Fleksibilitas dan Skalabilitas

ERP dirancang untuk bekerja di berbagai ukuran dan bentuk perusahaan. Itulah mengapa ERP dibangun dengan fleksibilitas yang mendalam ke dalam sistemnya. Fleksibilitas ini mampu untuk menyesuaikan sistem untuk memenuhi persyaratan khusus, seperti proses unik atau matrix yang tidak umum.

Kamu dapat menggunakan fungsionalitas yang ditawarkan oleh sistem ini sekarang, sambil menambah lebih banyak kemampuan di masa mendatang. Dalam hal ini, sistem dapat berkembang seiring dengan bisnis kamu yang juga sedang tumbuh. 

5. Penghematan Biaya

Penerapan ERP menurunkan biaya secara keseluruhan. Otomatisasi yang ditawarkan oleh sistem ini dapat mengurangi atau bahkan menghilangkan banyak biaya administratif dan operasional. Misalnya, beberapa data administratif memerlukan kertas. Dengan sistem ini, penggunaan kertas bisa dikurangi.

ERP juga mampu menghemat pengeluaran lainnya. Bahkan, sistem ini mampu mengidentifikasi sumber pengeluaran yang lebih tinggi dengan cepat. Selain itu, ERP dapat mencegah pesanan mendesak, produksi atau pemesanan berlebihan, yang semuanya dapat meningkatkan biaya. 

6. Customer Service yang Lebih Baik

Hampir setiap bisnis bersaing dengan bisnis lain untuk pelanggan yang sama. Itulah mengapa customer service sangat penting. ERP membantu perusahaan meningkatkan layanannya karena sistem ini menyatukan semua informasi pelanggan, mulai dari detail kontak hingga riwayat pesanan dalam satu tempat. 

Hal ini memudahkan solusi yang lebih cepat dan pengalaman yang lebih personal ketika pelanggan membutuhkan bantuan. Sistem ini memperkecil masalah yang akan membuat pelanggan puas dan meningkatkan kemungkinan menjadi loyal customer.

7. Memperluas Kolaborasi

Sistem ini menawarkan visibilitas terhadap cara kerja tim lain. Hal ini membuat peluang bekerja bersama jauh lebih mudah serta berinisiatif secara proaktif, ketika ada kesempatan untuk membantu tim. Tim tidak lagi bekerja sendiri-sendiri dan tidak terintegrasi dengan sistem back-end lainnya.

Ketika tim berkomunikasi lebih sering dan bekerja bersama, seluruh bisnis akan mendapatkan manfaat. Kurangnya komunikasi atau ketidaktahuan tentang apa yang dilakukan orang lain hanya akan menyebabkan masalah. Tetapi solusi ERP membantu mencegah hal-hal tersebut.

Kekurangan dari Penggunaan ERP bagi Bisnis

Dengan banyaknya manfaat dari penggunaan ERP, sistem ini juga memiliki banyak kekurangan. Perhatikan kekurangan dari penggunaan ERP di bawah ini sebelum menerapkannya pada bisnismu. 

Meningkatkan Kompleksitas

ERP merupakan tools manajemen bisnis yang menyeluruh, dan bisa cukup kompleks. Software tersebut bisa menjadi solusi bagi banyak bisnis, dengan segala efisiensi yang ditawarkan. Namun, beberapa proses di beberapa organisasi mungkin menganggap solusi ERP terlalu besar dan tidak cocok untuk kebutuhannya. 

Cara terbaik untuk menghindari masalah ini yaitu dengan membangun role-based user training dan menyederhanakan software ERP kamu agar sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Menambah Biaya Jangka Pendek

Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memikirkan beralih ke sistem ini. Salah satunya yaitu biaya. Bukan hanya biaya software-nya, tetapi juga biaya waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk mengimplementasikan sistem, serta melatih karyawan di semua departemen.

Aspek lainnya yaitu biaya operasional berkelanjutan yang dibutuhkan dari solusi ERP, khususnya solusi ERP on-premises. Cara terbaik untuk menghindari biaya ini yaitu dengan memanfaatkan sistem ERP berbasis cloud, yang merupakan solusi Software-as-a-Service (SaaS), yang dapat dijalankan dari lokasi manapun.

Lebih Memakan Waktu

Karena sistem ini dapat disesuaikan, dan bukan merupakan software yang cocok untuk semua, ini bisa menjadi sangat memakan waktu. Penyesuaian merupakan keuntungan besar dari solusi ERP, tetapi bisa menjadi tantangan karena harus dibangun dari awal.

Proses implementasi membutuhkan waktu, dan bisnis harus siap untuk proses yang panjang. Waktu yang dibutuhkan untuk beralih ke sistem ERP tergantung pada sistem warisan mana yang digunakan. Cara terbaik untuk menghindari masalah ini dengan memiliki rencana implementasi ERP yang jelas, ringkas, dan mencakup tim implementasi yang ditugaskan.

Mulai Bisnis Tanpa Keraguan Bersama Startner

Adopsi digital yang semakin luas pemanfaatannya, kini masuk ke dalam sektor bisnis. Dengan mengadopsi sistem seperti ERP, bisnis dapat meningkatkan efisiensinya, mengurangi kompleksitas, dan mempercepat pertumbuhan. 

Untuk dapat mengoptimalkan bisnis, di era digital ini kamu membutuhkan jasa konsultasi bisnis online berpengalaman seperti Startner. Berkonsultasi di Startner dapat menjadi langkah penting dalam perjalanan menuju transformasi digital yang sukses. Jadi, mulai bisnis tanpa ragu bersama Startner sekarang juga!